【一部変更】圧着はがきによる招集通知及び議決権行使書、配当金計算書の発送サービスのパイロットユーザの募集のお知らせ
2023-11-24
平素よりクラウド株主名簿システム「Shares」（以下、Shares）をご利用いただきありがとうございます。
この度、圧着はがきによる招集通知、議決権行使書、配当金計算書の発送サービス（以下、郵送サービス）のパイロットユーザを募集いたします。
※11/9にご案内した内容から一部ご変更があります。赤字箇所をご確認ください。
サービスの概要
郵送サービスは株主へ送付する①招集通知及び議決権行使書、②配当金計算書を圧着はがきの形式で作成し、印刷から発送までを一貫して当社および協力会社にて代行するサービスになります。
Sharesはオンラインでの株主手続きの実現を目指していますが、会社法の制約や株主のニーズにより紙面での書類発送対応へのご要望も多くいただいておりました。
そこで、招集通知及び議決権行使書と配当金計算書についてSharesの名簿データを元にはがきを作成し、印刷から発送までを一貫して行うサービスを開発することと致しました。
サービスご利用方法のイメージ
- 貴社にて株主総会管理または配当金管理メニューから郵送対象ユーザを選定して頂きます。（画面は開発中）
- 発送日と郵送対象ユーザの情報を添えてSharesにて発送申込手続きをして頂きます。
- 弊社で内容を確認の上、専門業者により印刷発送を行います。
はがきの様式イメージ
招集通知及び議決権行使書
※オレンジが圧着面です。
招集通知の記載事項や議決権行使方法について記載した書面を送付できます。
株主総会資料について電子提供制度を適用するか、別途書面で送付する必要があります。
電子提供制度をご利用の場合は、Sharesへのリンク及びQRコードを記載し、オンライン上で資料の確認と議決権行使ができる仕組みです。
また、書面でも議決権行使できるように切り取り線のついた返信用はがきのページも用意し、目隠しシールを貼ったうえで株主の皆様にご返信頂くことで書面での議決権行使も可能としています。
配当金計算書
※オレンジが圧着面です。
配当金計算書は基準日、効力発生日、所有株式数とそれに応じた配当金金額が記載される予定です。
また、Sharesを通じてPDFをダウンロードできるようにログイン情報やダウンロード方法を記載します。
パイロット募集の概要
今回は本サービスの全ユーザ展開に向けて先行して実証実験にご協力いただけるユーザ様を募集します。
下記の募集要項をご確認の上、応募フォームよりお申し込みをお願いします。
【募集要項】
応募資格
- Sharesに会社登録頂いているユーザ様（全プラン対象）
- Sharesをご利用予定のユーザ様
- 後述のスケジュールで実証実験にご協力頂けるユーザ様
※実際の株主ではなくトライアルで自社に送付するといったことも可能です。⇒初回から株主への送付はハードルが高いという声が多数ありましたので今回の募集は自社送付のみとさせて頂きます。
スケジュール
12/1(金)⇒12/13(水) 応募締切- 12/4(月)～12/27(水) 希望様式のヒアリング
- １月 弊社準備
２月～６月⇒２～３月 発送申込受付、発送対象期間
費用
発送する件数分の印刷費及び郵送料（140～250円/件）をご負担いただきます。
⇒自社送付分につきましては当社負担とさせていただきます。
参加特典
発送する書類の様式は当社基本レイアウトとユーザ様ごとの独自レイアウトを設定できる予定です。
本実証実験においては一律当社基本レイアウトでの発送となります。
パイロットユーザとしてご参加いただくことで、基本様式にご要望をいただくことが可能です。
※100%ご要望にお応えできるものではない点、ご容赦ください。
独自レイアウトを設定する場合は、初回発送時にレイアウト作成費用が必要になります。
応募方法
下記のフォームよりお申し込みください。
https://forms.office.com/r/K34c7PX1s1