「株主総会管理機能」をアップデートしました

改正会社法適用により2023年３月以降に開催される株主総会から株主総会資料の電子提供制度が開始されます。
従来の機能でも株主総会資料の電子提供制度には対応しておりましたが、今後株主総会の電子化がより進むことが想定されることから非上場企業の株主総会管理をサポートすべく、オンライン上での招集通知の発送、議決権及び委任状の回収をスムーズに遂行できるよう、株主総会管理機能をアップデートしました。

変更点その１　株主総会のパターン別にワークフローを構築

従来の機能では株主総会管理は１つのワークフローのみで、みなし決議や通常の株主総会について運用上の使い分けが必要になっていました。
今回のアップデートではみなし決議、リアル株主総会、ハイブリッド株主総会（オンラインと対面のハイブリッド開催）の３パターン別にフローを区分し、それぞれのワークフローに従って進めると簡単に株主総会の管理を行うことができます。

【ワークフローの選択画面】

変更点その２　スタンダードプランにも株主総会管理機能を開放（みなし決議のみ）

みなし決議のパターンについてスタンダードプランでもご利用いただけるようになりました。

みなし決議は株主総会の目的事項についてすべての株主の同意がある場合に、株主総会の開催を省略することができる制度です。
株主全員の同意が必要なため実務上のハードルがあるものの、株主が経営陣に限られる等、少数の株主しかいない場合はスピーディーに株主総会の意思決定を行うことが出来ます。

スタンダードプランは株主数が少数の会社向けにミニマムのプランをリーズナブルに提供するプランとなっています。

 変更点その３ 　会社法上の必要手続きについて明文化

株主総会の実務経験がほとんどない方でも、会社法の規定に沿って株主総会の運営が遂行できるように、各種選択肢に会社法上の必要手続きについて明文化するコメントを追加しました。
例えば株主総会資料の電子提供制度を利用するためには、定款変更とその登記が必要になりますが、その旨を選択肢に明示することで適法な株主総会運営を支援させて頂いています。

【選択画面の一例】

変更点その４　招集通知の発送書類について明記しました

議決権行使の方法や株主総会資料の共有方法の設定に応じて書面で送付すべき書類、電磁的方法で配信する書類を明記しました。
これにより書面で発送すべき書類が分かりやすくなりました。

また、クリックポスト（日本郵便の追跡可能な郵送サービス）用のラベル作成CSVをエクスポートする機能を有しており書面で発送する場合もスムーズに実施できるようになっています。

【招集通知の発送画面】

変更点その５　議決権管理において委任状の一括反映機能を搭載しました。

委任状について代表取締役に一任する場合の回答があった場合、一括で決議事項の賛否を反映する機能を搭載しました。
これにより委任状の回収及び結果反映がスムーズに遂行できるようになります。

【議決権管理画面】

変更点その６　株主総会議事録を保管する機能を作成しました。

株主総会議事録を保管する機能を追加し、株主総会ごとに議事録管理ができるようになりました。
決議事項の決議結果のページから株主総会議事録をアップロードして頂くことが可能です。

現在の機能ではWordファイル等で別途作成頂いた株主総会議事録をアップロードしていただく仕様となっていますが、今後、株主総会議事録を自動作成する機能も開発を予定していますので、ご期待ください。

【株主総会議事録の格納画面】

影響

フリープラン

今回のアップデートによる影響はありません。

スタンダードプラン

みなし決議について株主総会管理の機能がご利用いただけるようになりました。

プレミアムプラン

新たな株主総会管理の機能がご利用いただけるようになりました。

なお、従来の株主総会の基準日に基づく対象株主が0件のものについて、新しい仕様では対象株主が0件の株主総会データは作成できなくなりました。
そのため、移行手続きに際して、対象株主が0件となっている株主総会データは対象株主が発生するよう株主総会の基準日を調整しています。
データの調査を行ったところ調整の対象のデータはテスト作成されたものであることを確認しています。

今後ともSharesを宜しくお願い致します。